Dunamare hecht veel waarde aan risicomanagement om op een bestendige en maatschappelijk verantwoorde manier onze bedrijfsvoering uit te voeren. Wij overwegen en heroverwegen bewust beleidsmatige keuzes door deze te baseren op onze actuele strategische koers. Wij evalueren onze doelstellingen en beoordelen de risico’s die daarbij ontstaan, net als de kansen die wij daarmee creëren. Door het uitvoeren van dit risicomanagement kunnen wij op een doelmatige en beleidsrijke manier onze middelen inzetten om onze strategische doelstellingen te bereiken.
Strategische risico’s zijn niet per definitie ongewenst. Doordat wij ons willen positioneren en onderscheiden zijn sterke risicobeheersingsstrategieën van belang. Het creëren van kansen en het inschatten van risico’s is daarbij noodzakelijk.
We geloven dat de effectiviteit van risicomanagement onlosmakelijk verbonden is met cultuur en gedrag. De motivatie om de gewenste risico-afwegingen te maken start met bewustwording en vervolgens de wil om in de geest te handelen naar de gewenste risico-afweging.
Risicoprofiel
Risicobeheersing is geborgd in een structuur van risicobeleid (integratie in de planning- en controlcyclus). Bij besluitvorming is aandacht voor business cases, scenario’s, kansen en bedreigingen. Ook beoordelen wij vaker kansen en risico’s vanuit een integraal perspectief (onderwijskwaliteit, HR, communicatie, huisvesting, IT en financieel).
Het risicobewustzijn is verder gestegen door het bevorderen van een open dialoog over risicobereidheid. De positieve risicocultuur kan verder groeien door het blijvend stimuleren van bewustwording en het borgen van vertrouwen.
Conform beleid is de strategische risicoanalyse in 2023 opnieuw uitgevoerd. Het resultaat is dat een tijdelijke extra inzet van middelen past binnen het risicoprofiel (er is meerjarig namelijk sprake van meer vermogen dan benodigd).
De voltooiing van de nieuwe strategische koers in voorgaand jaar (2022) heeft bijgedragen aan verdere versterking van het risicoprofiel.
Risicobeheersing
We beschouwen risicobeheersing als een continu proces doordat de beheersing en koppeling van risico’s met de strategie en doelstellingen voortdurend plaatsvindt. Beheersing is met name gericht op het omgaan met risico-gebeurtenissen. Er is veelal sprake van onderlinge afhankelijkheden – zo kunnen bijvoorbeeld strategische risico’s hun oorsprong vinden in tactische en operationele risico’s. Het is voor ons waardevol om op verschillende organisatieniveaus tijd en aandacht te besteden aan risicomanagement:
Strategisch: risico’s die het behalen van de organisatiedoelstellingen kunnen belemmeren. Beheersing door actief het gesprek aan te gaan over risicobewustwording en risicobereidheid. Het cyclisch toepassen van de financiële en kwalitatieve strategische risicoanalyse (jaarlijks).
Tactisch: risico’s op het niveau van scholen. Formele en informele beheersing in gesprekscyclus College van Bestuur met de scholen en de kwaliteitsgroepen.
Operationeel: (te voorkomen) risico’s in de operationele processen. Beheersing door control framework incl. proceseigenaren (o.a. betalingen, aanbestedingen, VOG en toetsing & examinering etc.)
Strategische analyse 2023
Proces
Het doel van de strategische risicoanalyse is het periodiek monitoren en updaten van de strategische risico’s. Daarnaast faciliteert het uitvoeren van de strategische risicoanalyse het op bestuurlijk niveau van gedachten wisselen over de bestuurdersfilosofie met betrekking tot de risicobereidheid. In 2023 hebben wij globaal de volgende stappen doorlopen voor de herijking van de strategische risico’s:
- Ophalen en/of updaten van (nieuwe) strategische risico’s 2023 o.b.v. de koers.
- Bespreken en valideren van de strategische risico’s 2023.
- Eindresultaat vaststellen en communicatie van de strategische risico’s 2023.
De strategische risicoanalyse bestaat uit een financiële en kwalitatieve analyse. De analyse geeft Dunamare inzicht in hoeveel vermogen beschikbaar moet zijn om eventuele calamiteiten op te kunnen vangen. Concreet heeft de herijking als doel het benodigde vermogen te updaten en vast te stellen of dit voldoende is in relatie tot het beschikbare vermogen. Het meerdere boven het benodigde vermogen kan als tijdelijke impuls ten behoeve van het onderwijs ingezet worden.
In 2023 hebben verschillende sessies plaatsgevonden waarbij de strategische risico‘s met inbreng van de schooldirecteuren, hoofden BSB, de afdeling Control en het CvB zijn geüpdatet. Dit alles is uitgevoerd onder begeleiding van onze externe partner Naris. Bij het inventariseren en het valideren van de risico’s zijn onder andere de volgende vragen aan de orde gekomen: Wat zijn de belangrijkste veranderingen dit jaar? Welke grote (externe) ontwikkelingen kunnen ons weerhouden van het realiseren van de doelstellingen? Welke risico’s zijn nieuw, gewijzigd of niet meer van toepassing? Hoe ontwikkelen kansen zich? Welke risicobereidheid heeft Dunamare ten aanzien van deze risico’s?
Resultaat
Het kwalitatieve resultaat is een set van 11 strategische risico‘s die gerelateerd zijn aan de strategische koers van Dunamare. Uit de kwalitatieve risicoanalyse betreffen de risico‘s met de hoogste prioritering onvoldoende wendbaarheid, kwaliteit en/of betaalbaarheid van het onderwijs als gevolg van het personeelstekort, onvoldoende vernieuwing en onduidelijkheid over de richting van het onderwijs. Uit de kwantitatieve analyse krijgt ook de staat van onze huisvesting een hoge prioritering. Andere actuele thema’s waar onze aandacht naar uit gaat zijn het welzijn van leerlingen en medewerkers, stijgende prijzen en de continuïteit en beveiliging van onze IT systemen.
Ons doel is dat iedere leerling de kans en ruimte krijgt om het beste uit zichzelf te halen. Om een extra stap te kunnen zetten in onze ontwikkeling zijn er de komende jaren binnen de strategische koers kansen en uitdagingen benoemd met betrekking tot de richting van het onderwijs, het welzijn van medewerkers/leerlingen en het (verander)vermogen van de organisatie. Bijvoorbeeld door anders organiseren zodat er nog meer actie/beweging komt t.a.v. het personeelstekort. Wij zetten onder andere in op goede interne communicatie, het doen van onderzoek, ruimte geven voor ontwikkeling, van elkaar leren en tijdelijke financiële impulsen.
Overzicht
risico’s
- R1: Onvoldoende kwaliteit en betaalbaarheid van het onderwijs als gevolg van het personeelstekort;
- R2: Onvoldoende actie/wendbaarheid op het personeelstekort;
- R3: Onvoorspelbare rijks- en lokale overheid/Inspectie;
- R4: Onvoldoende snel kunnen inspelen op maatschappelijke veranderingen (zoals bijvoorbeeld AI);
- R5: Stijgende prijzen (inflatie, energieprijzen, huisvesting, digitale leermiddelen);
- R6: Onvoldoende actie/beweging op teruggang welzijn van leerlingen (kansenongelijkheid, jeugdzorgproblematiek, toetscultuur);
- R7: Toenemende werkdruk en achteruitgang welzijn organisatie;
- R8: Toenemende (externe) druk op aantoonbaarheid realisatie strategie en onvoldoende leiderschap om strategische koers door te voeren;
- R9: Discrepantie tussen verwachting maatschappij/ouders ten opzichte van wat wij kunnen leveren als onderwijs;
- R10: Continuïteit IT systemen en ongeautoriseerd toegang tot onze data;
- R11: Staat van huisvesting van onvoldoende niveau en niet voldoet aan duurzaamheidseisen.
Risicokaart 2023
Classificering van de 11 strategische risico’s (kwalitatief):
De 11 risico’s hebben een grote overlap met de strategische risico’s van vorig jaar. Er is één nieuw risico toegevoegd (discrepantie tussen de verwachtingen van de maatschappij en wat wij kunnen leveren als onderwijsorganisatie) en één risico uit vorig jaar is verdeeld over twee aparte risico’s (onvoldoende kwaliteit en betaalbaarheid van het onderwijs als gevolg van het personeelstekort en onvoldoende actie/wendbaarheid op het personeelstekort).
Classificering van de 11 strategische risico's (kwantitatief):
Naast de kwalitatieve beoordeling heeft Dunamare Onderwijs in 2023 ook de kwantitatieve analyse herijkt. Deze kwantitatieve analyse is noodzakelijk om het risicoprofiel af te zetten tegen de noodzakelijke reserves die Dunamare Onderwijs als buffer moet aanhouden om de continuïteit te waarborgen. Op basis van bovenstaande 11 risico’s gemeten met financiële impact en kans van voordoen, komt het weerstandsvermogen uit tussen de € 28 en € 32 mln.
Alle strategische risico’s en maatregelen zijn gekoppeld aan een eigenaar en
wij erkennen het belang van een gezamenlijke verantwoordelijkheid.
In het volgende onderdeel komt de beheersing van de belangrijkste strategische
risico’s aan de orde.
Op welke wijze beheersen wij de belangrijkste strategische risico’s?
Het risico van onvoldoende actie/wendbaarheid op het personeelstekort mitigeren wij onder andere door in te zetten op het ingezette programma personeelstekort, een gezamenlijke regionale aanpak personeelstekorten, diverse HR programma’s zoals zichtbaarheid en leiderschap en het stimuleren van de creativiteit en wendbaarheid t.a.v. een andere organisatie van het onderwijs. Daarnaast geven wij vorm aan strategische personeelsplanning en doen wij meer aan communicatie over Dunamare.
Dezelfde beheersmaatregelen zorgen tevens voor een betere beheersing van het risico van onvoldoende kwaliteit en betaalbaarheid van het onderwijs.
Ten aanzien van het risico op discrepantie tussen verwachtingen maatschappij ten opzichte van wat wij kunnen leveren als onderwijs, richten wij ons als Dunamare op duidelijke communicatie over de rol van het onderwijs en de daarbij behorende keuzes. Daarnaast heeft Dunamare Onderwijs regelmatig overleggen met samenwerkingsverbanden, jeugdzorg en gemeente over de verantwoordelijkheden van elke partij. Ook vinden de gesprekken daarover plaats tussen onze Dunamare scholen en de kwaliteitsgroepen en het bestuur, mede om te streven naar eenheid binnen de Dunamare scholen.
Fraude risicoanalyse
Dunamare voert periodiek een frauderisicoanalyse uit ter identificatie van (nieuwe) frauderisico’s. In het verleden is deze analyse verricht middels interactieve sessies met medewerkers van de scholen en medewerkers van het Bestuurs- en Servicebureau om een voldoende spreiding van de gehele organisatie te krijgen. wij ervaren door de periodieke cyclus de volgende positieve effecten:
- Een hoger bewustzijn van fraude en meer inzicht in actualiteiten en ontwikkelingen daaromtrent.
- De vastlegging van interne beheersmaatregelen t.a.v. de onderkende frauderisico’s.
- Een verdere professionalisering van Dunamare en groei van management control en interne audits.
De uitkomsten van de frauderisicoanalyse worden gerapporteerd aan het College van Bestuur, de ARC en Raad van Toezicht.
Het overall beeld is dat de frauderisico’s reeds in voldoende mate worden beheerst door genomen beheersmaatregelen binnen Dunamare. Voorgestelde mogelijke aanvullende beheersmaatregelen worden meegenomen in de verdere professionalisering van de organisatie van Dunamare.
Activiteiten 2024
In kalenderjaar 2024 voeren wij opnieuw een update uit van de strategische risicoanalyse. Hierbij is extra aandacht voor een verdere koppeling met de nieuwe strategische koers. In 2024 gaan wij verder met het cyclisch van gedachten wisselen over risico’s en risicobereidheid. Daarnaast wordt ter beheersing van onder andere de operationele risico’s opvolging gegeven aan de ontwikkeling van een control framework. Verder zal in 2024 er ook weer een uitgebreidere sessie van de frauderisicoanalyse plaatsvinden om bredere en nieuwe inzichten binnen Dunamare te krijgen ten aanzien van fraude en de beheersing daarvan.